Três maneiras de escrever com mais clareza

Escrever é difícil. E fica mais difícil ainda sob a pressão do prazo.

Por: Jane Rosenzweig - Harvard Business Review 

Se você for igual a muitos dos escritores com quem trabalho, deve estar desperdiçando preciosos minutos do seu prazo editando sentenças de menor importância – trocando uma palavra aqui, cortando outra ali, para depois voltar a acrescentar o que havia eliminado. Sem dúvida, é fundamental verificar a grafia e revisar cada documento antes de enviá-lo. Mas, se a mensagem não estiver clara o suficiente, trocar a palavra “comprar” por “adquirir” será como reorganizar os móveis dentro do Titanic: não vai servir para salvar ninguém.

Quando estamos sob a pressão do tempo – o que quase sempre é um fato, vamos admitir – conseguiremos melhores resultados se priorizarmos edições que tornem a mensagem mais clara. Em vez de gastar aqueles últimos cinco minutos em uma única sentença, tente se concentrar no todo, utilizando as três estratégias seguintes:

1. Elimine a introdução “desde o início dos tempos” e vá direto ao ponto. 

Considere a seguinte introdução para uma nota sobre orçamento:

Orçamentos são complicados porque precisam contemplar interesses de vários stakeholders em uma variedade de situações. Os recursos não são infinitos, e também não é possível agradar a todos ao mesmo tempo. É preciso pensar de forma estratégica. Quando consideramos os prós e os contras de se aumentar os gastos com marketing digital, tudo fica ainda mais complicado. Como os dados não permitem aumentar o marketing digital, após avaliação criteriosa, concluí que devemos nos concentrar em aumentar a equipe de vendas. 

Tudo o que vem antes de “como os dados” nesse parágrafo, é uma introdução do tipo “desde o início dos tempos”, já que também poderia ser substituído por “Desde o início dos tempos, as pessoas têm dificuldade em fazer orçamentos. Temos aqui uma visão geral que não esclarece muito o assunto. Quando vocês estiverem aborrecidos o bastante, vou começar a contar o que penso especificamente sobre esse tópico”. Embora escrever frases do tipo “desde o início dos tempos” possa ajudá-lo a chegar ao ponto da questão ao produzir um documento, sentenças como essa acabam, na verdade, tornando sua mensagem obscura. Aqui, o ponto-chave aparece na última sentença:

Após avaliação criteriosa, concluímos que devemos aumentar a equipe de vendas.

Na maioria dos casos, os leitores não precisam ouvir cada pensamento que cada pessoa teve sobre determinado assunto.  Eles precisam saber o que eles devem pensar sobre aquele assunto naquele momento. Começar o texto pelo ponto-chave da questão direciona a atenção do leitor para onde ela deve estar. Use apenas a informação importante para contextualizar a mensagem e corte o restante.

2. Transforme tópicos frasais descritivos em tópicos frasais com afirmações.

A primeira frase ou o tópico de um parágrafo diz ao leitor o que esperar do restante dele. Observe a diferença entre esses dois tópicos frasais:

Tópico frasal descritivo: Reuni-me com o cliente na quinta-feira.

Tópico frasal argumentativo: Após me reunir com o cliente na quinta-feira, recomendo repensarmos nossa apresentação.

Embora a versão descritiva forneça informações extremamente úteis (houve uma reunião, e ela aconteceu na quinta-feira), os leitores ainda não sabem por que esses fatos são importantes. Por outro lado, a versão argumentativa da frase ganha a atenção imediata dos leitores: a reunião de quinta-feira é importante porque algo ocorrido naquela reunião o levou a mudar de ideia sobre a apresentação.Agora eu sei o que esperar desse parágrafo: Vou descobrir o que preciso fazer na apresentação e por quê. Você sabe o que precisa entregar.

Mas, e se você, de fato, quer apenas descrever algo, seja uma reunião, uma conversa, um produto? Mesmo nesses casos, seu tópico frasal deve dizer aos leitores onde a atenção deles deve estar. Considere essas duas frases que poderiam iniciar um parágrafo descrevendo uma reunião com um cliente:

Tópico frasal descritivo: Reuni-me com o cliente no escritório dele em Boston.

Tópico frasal argumentativo: Minha reunião com o cliente concentrou-se principalmente nos planos de crescimento futuro.

Ambas as frases preparam os leitores para uma discussão da reunião com o cliente. Mas, após ler a versão descritiva, os leitores sabem apenas que a reunião aconteceu em Boston. Por outro lado, a versão argumentativa deixa claro que a reunião produziu planos de crescimento futuro. Quando você começa um parágrafo com uma afirmação, está mostrando aos leitores o que esperar – e lembra a si mesmo sobre o que o restante do parágrafo precisa informar. Escrever tópicos frasais sempre baseados em afirmações reduzirá a necessidade de editar o texto ao final. 

3. Tenha a certeza de que suas frases contenham ações feitas pelo sujeito do verbo, a menos que o objetivo não seja esse.

Observe a diferença entre estas duas frases:

Todos os gestores devem aprovar e apresentar o relatório de despesas até sexta-feira ao meio-dia.

Os relatórios de despesas devem ser aprovados e apresentados até sexta-feira ao meio-dia.

Na primeira frase, sabemos quem deve fazer o quê: Os gestores devem aprovar e apresentar. Na segunda frase, sabemos que duas ações devem ocorrer, mas não fica claro quem deve fazer o quê. Os gestores devem aprovar os relatórios, e deixar a apresentação a cargo de outros integrantes da equipe? Ou os gestores são responsáveis pelas duas ações? Todos os integrantes da equipe já sabem quem é o responsável pela aprovação desses relatórios de despesas?

Você já deve ter aprendido em algum lugar que deve usar sempre verbos na voz ativa – e certamente pode resolver qualquer confusão na cadeia de comandos de relatórios de despesas usando a voz ativa. Mas não estou sugerindo que você adote a regra do verbo na voz ativa. Na verdade, você só deve gerar ações nas suas frases se esse for o objetivo dessas frases. Observe a diferença entre estas duas sentenças:

O CEO decidiu fechar a filial.

A decisão foi de fechar a filial. 

Na primeira frase, sabemos exatamente o que aconteceu. O CEO tomou uma decisão, e a decisão foi de fechar a filial. Na segunda frase, sabemos o “quê”: a filial será fechada. Mas não sabemos o “quem”: Quem tomou essa decisão? Antes de se apressar em reescrever a segunda frase, você deve parar e pensar no seu objetivo ao escrevê-la. Pode ser que o fechamento seja a notícia importante, e que você não queira, na verdade, chamar a atenção para o fato de que o CEO tomou essa decisão. Nesse caso, você optaria pela segunda frase. Por outro lado, se estiver escrevendo sobre uma série de decisões tomadas pelo arrojado novo CEO, deverá escolher a primeira versão da frase.

Na próxima vez que escrever um texto e tiver alguns minutos sobrando, experimente aplicar essas três estratégias. Se adquirir o hábito de usá-las, pode perceber que não será necessário fazer tantas edições de última hora no futuro.

Jane Rosenzweig é Diretora do Departamento de Redação da Harvard University. Rosenzweig é bacharel em Artes pela Yale University, mestre em Letras pela Oxford, e mestre em Belas Artes com ênfase em escrita de ficção pela University of Iowa Writers’ Workshop. Rosenzweig é editora da Atlantic Monthly e integrante da equipe de ficção da New Yorker.

 

Disponível em: https://hbrbr.com.br/tres-maneiras-de-escrever-com-mais-clareza/ Acesso em: 15 Jul 2020 

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